CASE STUDY

介護・福祉

予約、部屋割り、送迎、記録をひとつにつなぐ。

予約を受けた時点で空いている部屋と受け入れ人数を確認し、そのまま部屋と送迎を決められるようにしました。滞在中の介護記録も、パソコンやスマートフォンから入力できます。

導入システム:問い合わせ・利用者管理、予約・部屋割り管理、送迎計画管理、介護記録管理、権限・監査管理

MAIN RESULT

構築した仕組み

予約から記録まで連携

クライアント
介護サービス事業者
売上規模
非公開※公式サイトの公開情報では売上高を確認できないため
対象業務
ショートステイの予約・部屋割り・送迎・介護記録
開発範囲
業務管理画面・PC/スマートフォン記録画面・認証

AT A GLANCE

要点

困っていたこと

予約と空室を日ごとに調整する

つくった仕組み

予約から記録まで連携

変わったこと

予約・部屋割りを一元化

CHALLENGES

導入前の課題

01

予約と空室を日ごとに調整する

同じ日に複数の予約が重なると、部屋数や受け入れ人数を超える可能性がありました。予約時に空き状況を確認し、日ごとの部屋を決める必要がありました。

02

部屋割りと送迎予定をつなぐ

予約が決まると、部屋の準備と送迎の手配が始まります。利用者と日付の情報を、部屋担当と送迎担当が同じ内容で確認する必要がありました。

03

個人情報と介護記録を守る

利用者の個人情報や介護記録は、誰でも見られる状態にできません。担当業務に応じて見られる範囲を分け、誰がいつ操作したかを確認できる仕組みが必要でした。

SOLUTION

導入した仕組み

  1. 01

    問い合わせを受付

    利用相談の区分、受付内容、連絡先を登録し、必要に応じて利用者情報へつなげます。

  2. 02

    利用予約を登録

    利用者、利用期間、食事、送迎、要望事項を入力し、重複と定員を確認します。

  3. 03

    部屋を割り当てる

    部屋と日付の一覧から空き状況を確認し、予約した利用者の滞在場所を決めます。

  4. 04

    送迎計画を確定

    送迎する利用者、車両、担当者を組み合わせて計画を作り、変更した内容も記録として残します。

  5. 05

    滞在記録を入力

    PCまたはスマートフォンから利用者を選び、介護内容に応じた記録を保存します。

  6. 06

    履歴を確認・出力

    予約、部屋割り、送迎、介護記録の履歴を確認し、必要な情報を印刷・出力します。

PROCESS OVERVIEW

問い合わせから予約、送迎、滞在記録までをつなぐ。

利用者情報と利用期間をもとに予約を登録し、部屋割りと送迎計画へ引き継ぎます。滞在中の介護記録も同じ利用者の履歴として管理します。

問い合わせ受付、予約と部屋割り、送迎、滞在中の介護記録が左から右へつながるショートステイ管理の俯瞰図
利用計画問い合わせから滞在へ
記録・履歴利用者単位で過去を確認
01問い合わせ・利用者
02予約・部屋割り
03送迎計画
04滞在・介護記録
利用情報を登録空室と定員を確認送迎予定を確定滞在記録を入力

横にスクロールして全体をご覧いただけます。

INFORMATION FLOW

利用者情報を起点に、予約と現場記録を結びつける。

業務ごとに情報を持ち直さず、利用者と日付を軸に予約、部屋、送迎、介護記録を確認できるようにします。

業務ごとに引き継ぐ情報
業務主な情報確認すること次の業務への引継ぎ
問い合わせ・利用者管理利用者情報・問い合わせ内容基本情報と利用希望予約登録
予約・部屋割り利用期間・部屋・定員重複と空室状況送迎計画
送迎計画利用者・日付・車両・予定送迎対象と計画内容利用開始
介護記録滞在中の記録・入力日時利用者ごとの経過履歴参照・データ出力
権限・監査利用者権限・操作履歴閲覧範囲と操作記録安全な情報管理

BEFORE / AFTER

導入前後の比較

BEFORE

導入前

  • 予約期間と空室状況を個別に確認
  • 部屋割りと送迎計画を業務ごとに調整
  • 滞在中の記録を入力方法ごとに整理
  • 利用者情報へのアクセス範囲を個別に管理

AFTER

導入後

  • 予約時に重複と定員を確認して部屋割りへ連携
  • 利用者・日付・車両を結びつけて送迎計画を管理
  • PCとスマートフォンから同じ利用者記録へ入力
  • 権限・多要素認証・監査ログで業務データを管理

RESULTS

得られた成果

予約・部屋割りを一元化

問い合わせ、利用者登録、予約、部屋割りをつなぎ、利用開始までに必要な情報を同じ仕組みで確認できるようにしました。

空室と定員を確認

予約時の確認と、日付ごとの部屋一覧により、受け入れ可能かをその場で確認できるようにしました。

送迎履歴を保持

送迎計画の確定、取り消し、決め直しを記録し、現在の予定だけでなく以前の内容も確認できるようにしました。

介護記録を連携

PC・スマートフォンから登録した介護記録を履歴として蓄積し、参照・データ出力へつなげました。

SYSTEMS

構築したシステム

01

問い合わせ・利用者管理

利用相談の受付内容と、予約や記録の起点となる利用者情報を管理します。

主な機能を詳しく見る

主な機能

  1. 問い合わせ受付

    新規申込、見学、利用相談などの区分と、受付日時、連絡先、問い合わせ内容を登録します。

  2. 利用者情報の管理

    基本情報、緊急連絡先、介護に必要な属性、担当事業所などを登録します。

  3. 支援事業所との紐付け

    利用者と担当する居宅介護支援事業所を結びつけ、予約業務から参照できるようにします。

  4. 利用可能期間の管理

    利用者ごとに開始日と終了日を持たせ、予約時に対象期間を確認できるようにします。

02

予約・部屋割り管理

利用期間や食事・送迎条件を含む予約を登録し、日付と部屋を見ながら滞在場所を割り当てます。

主な機能を詳しく見る

主な機能

  1. 予約申込

    利用者、利用開始日・終了日、食事、送迎、要望事項を入力して予約を登録します。

  2. 重複・定員チェック

    保存前に予約期間の重複や受入定員を確認し、問題がある場合は登録前に知らせます。

  3. 部屋割り

    未割当の利用者と、部屋×日付の表を同じ画面に表示し、滞在日ごとの部屋を割り当てます。

  4. 稼働・履歴の確認

    当日の予定、部屋ごとの利用状況、過去の利用履歴、利用者記録を確認します。

03

送迎計画管理

予約内容と車両情報をもとに送迎計画を作成し、確定・取消・再確定の履歴を管理します。

主な機能を詳しく見る

主な機能

  1. 日付ごとの送迎計画

    施設と対象期間から送迎予定を検索し、日付単位で計画を編集します。

  2. 車両・運転者管理

    送迎に使用する車両、定員、運転担当者、利用可能期間を管理します。

  3. 確定内容の版管理

    計画の確定、取消、再確定を履歴として残し、過去の確定内容も参照できるようにします。

  4. 送迎表の出力

    確定した送迎情報を印刷画面で確認し、紙またはPDFとして出力します。

04

介護記録管理

利用者と記録項目を選び、PCまたはスマートフォンから滞在中の記録を入力・参照します。

主な機能を詳しく見る

主な機能

  1. 端末に応じた画面表示

    PCとスマートフォンを判別し、それぞれの画面幅に合わせた記録画面へ案内します。

  2. 記録項目ごとの入力

    文字、日付、時刻、数値、長文、単一選択、複数選択など、記録内容に応じたフォームを表示します。

  3. 利用者単位の記録

    施設・ユニットと利用者を選択し、対象者を確認してから記録を保存します。

  4. 履歴参照・データ出力

    過去の記録を一覧で確認し、必要な条件の記録をデータとして出力します。

05

権限・監査管理

個人情報を含む業務データを扱うため、スタッフごとの認証・権限と操作履歴を管理します。

主な機能を詳しく見る

主な機能

  1. 多要素認証

    業務管理画面ではID・パスワードに加えて確認コードを使用し、ログインを保護します。

  2. 画面・操作権限

    予約、送迎、利用者情報、マスタ、システム設定などの表示・編集範囲を権限で制御します。

  3. 同時更新の制御

    複数スタッフが同じ予約や部屋割りを更新した場合に競合を検知し、再読込みを促します。

  4. 監査ログ

    ログイン、認証、データ更新などのイベントを検索し、成功・失敗を確認できるようにします。

PRODUCTS

導入した製品

介護・福祉 / 業務管理

ショートステイ管理システム

問合せ、予約、利用者情報、当日の予定を一つの画面群で管理し、ショートステイ施設の日々の運営を支えるシステム。

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